Die perfekte E-Mail-Signatur:
5 Tipps für Unternehmen

Wie sieht sie eigentlich aus, die perfekte E-Mail-Signatur?
Nutzen du und dein Team eine E-Mail-Signatur fürs Unternehmen? Seit 2007 ist diese vorgeschrieben und geregelt im „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG).

Wir erleben es häufig: uns erreichen geschäftliche Anfragen und der Absender, ein Unternehmen, hat keine oder eine unvollständige Signatur. Es kommt auch vor, dass Mitarbeiter vom selben Unternehmen verschiedene Signaturen verwenden.

Bei diesen krempeln sich unsere Agentur-Fußnägel hoch. Daher schreiben wir diesen Blogbeitrag für die perfekte E-Mail-Signatur für Unternehmen, um den Betroffenen etwas Gutes zu tun und 5 praktische Tipps für E-Mail-Signatur-Pflichtangaben zu geben.

E-Mail-Signatur-Pflichtangaben

Alle diejenigen, die ein Geschäft betreiben, haben die Pflicht, eine E-Mail-Signatur anzugeben.
Das betrifft alle Gewerbetreibende wie Kaufleute (e. K), Handelsgesellschaften wie GmbH, UG, OHG, KG, Aktiengesellschaften (AG), Selbstständige, Freiberufler.
Das betrifft externe Mitteilungen mit geschäftsbezogenem Inhalt; also geschäftliche E-Mails, die den Geschäftsbriefen gleichzusetzen sind.
Beispiele dafür sind Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Quittungen und Preislisten.
Die E-Mail-Signatur-Pflichtangaben gelten nicht für den internen Schriftverkehr.
Wer nicht im Handelsregister eingetragen ist, muss diese Informationen in seiner geschäftlichen E-Mail eintragen:

• Name des Unternehmens/ Firma,
• Inhaber mit Vornamen und Familiennamen,
• ladungsfähige Anschrift.

Die Webseite medienrecht-urheberrecht.de hat dazu einen interessanten Artikel veröffentlicht, der alle Gewerbetreibende und die jeweiligen Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur aufschlüsselt.

Einheitliche E-Mail-Signatur

Die E-Mail-Signatur sollte in der Grundstruktur bei allen Mitarbeitenden und Auszubildenden gleich sein. Die persönlichen Angaben wie Name, Telefonnummer, Tätigkeit kann individuell adaptiert werden. Allerdings empfehlen wir, dass die Einrichtung der E-Mail-Signatur zentral durch die IT oder die Geschäftsführung durchgeführt wird. So können Fehler und nicht CI-konforme Signaturen vermieden werden.

Erfahre, wie Corporate Identity (CI) dir zum Erfolg verhilft!

E-Mail-Signatur einrichten

Die Einrichtung der Signatur in deinem E-Mail-Account ist relativ einfach, wird in jedem Mail-Programm ähnlich eingerichtet. Du kannst die Signatur als Text, HTML oder Grafik hinterlegen.
Das Online-Portal Heise.de hat Tipps und Tricks zur Einrichtung für dich:

Werbeverbot in E-Mail-Signatur

Werbung in der E-Mail-Signatur ist grundsätzlich nicht erlaubt; es sei denn, der Empfänger hat vorher dem Werbeerhalt zugestimmt.
In einem Fall, der vor dem Kammergericht Berlin landete, wurde ein Unternehmer durch einen Kunden angeklagt, welcher lediglich diese Angaben in der Signatur machte:

„XXXXX. Organisiert, denkt mit, erledigt.
Nutzen Sie www.XXXXX.de“

Quelle: https://openjur.de/u/2388450.html (Zeile 72); Zugriff am 13.12.2022/14:09 Uhr.

Wir empfehlen dir diesen Beitrag von e-recht24!

Damit dir das nicht passiert: Hole dir vorher die schriftliche oder elektronische Zustimmung (E-Mail-Opt-in) für werbende E-Mails! Wie du das machst, können wir dir gerne zeigen!

Individuelle E-Mail-Signatur

Individuelle Inhalte oder Medien wie GIF-Dateien oder beste Wünsche können deine Signatur attraktiver und gefälliger gestalten.

Gerne setzen wir für dich deine rechtskonforme Signatur um und unterstützen dich bei der Erstellung deiner individuellen E-Mail-Signatur!

« zurück zur Übersicht